国 家 工 商 行 政 管 理 局 私 营 企 业 档 案 管 理 暂 行 规 定
工 商 个 字 〔 1993〕 第 225号
目录
第 一 条 为 了 加 强 私 营 企 业 档 案 管 理 ， 发 挥 档 案 在 私 营 企 业 管 理 中 的 作 用 ， 根 据 《 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 》 和 《 中 华 人 民 共 和 国 私 营 企 业 暂 行 条 例 》 及 有 关 规 定 ， 制 定 本 规 定 。
第 二 条 私 营 企 业 档 案 是 工 商 行 政 管 理 机 关 依 法 对 私 营 企 业 实 施 登 记 管 理 、 监 督 管 理 过 程 中 形 成 的 具 有 保 存 价 值 的 各 种 文 字 、 图 表 、 声 像 等 不 同 形 式 的 历 史 记 录 。 它 是 国 家 档 案 的 组 成 部 分 。
第 三 条 私 营 企 业 档 案 管 理 的 任 务 是 ： 接 收 、 管 理 私 营 企 业 档 案 材 料 ， 保 护 私 营 企 业 档 案 材 料 的 完 整 与 安 全 ， 积 极 开 发 利 用 档 案 资 料 ， 为 私 营 企 业 管 理 提 供 基 础 信 息 。
第 四 条 各 级 工 商 行 政 管 理 机 关 应 依 照 本 规 定 管 理 私 营 企 业 档 案 ， 接 受 上 级 工 商 行 政 管 理 机 关 和 同 级 档 案 行 政 管 理 部 门 的 业 务 监 督 和 指 导 。
第 五 条 私 营 企 业 档 案 由 核 准 登 记 该 企 业 的 工 商 行 政 管 理 机 关 建 立 和 管 理 。
第 六 条 私 营 企 业 档 案 按 户 建 档 ， 一 户 一 档 ， 一 档 多 卷 。 私 营 企 业 分 支 机 构 的 档 案 在 该 企 业 档 案 中 单 独 立 卷 。
异 地 设 立 的 私 营 企 业 分 支 机 构 在 经 营 地 单 独 建 档 。
第 七 条 私 营 企 业 的 档 案 材 料 由 开 业 登 记 材 料 、 其 他 登 记 材 料 、 日 常 监 督 管 理 材 料 和 其 他 材 料 组 成 ：
一 、 开 业 登 记 材 料 ：
《 私 营 企 业 申 请 开 业 登 记 注 册 书 》 ；
《 私 营 企 业 负 责 人 履 历 表 》 ；
私 营 企 业 开 业 申 请 书 ；
有 限 责 任 公 司 的 公 司 章 程 ；
合 伙 企 业 的 合 伙 人 协 议 书 ；
申 请 人 及 合 伙 人 、 投 资 者 身 份 证 明 ；
场 地 使 用 证 明 ；
资 金 证 明 ；
管 理 、 技 术 人 员 名 册 ；
部 门 审 批 文 件 ；
其 他 有 关 文 件 证 明 。
二 、 其 他 登 记 材 料 ：
《 私 营 企 业 申 请 变 更 登 记 注 册 书 》 ；
变 更 登 记 申 请 书 、 合 伙 人 协 议 书 、 董 事 会 决 议 书 ；
《 私 营 企 业 负 责 人 履 历 表 》 ；
私 营 企 业 迁 移 申 请 表 ；
私 营 企 业 异 地 设 立 分 支 机 构 申 请 登 记 表 ；
《 私 营 企 业 申 请 注 销 登 记 注 册 书 》 ；
注 销 登 记 提 交 的 申 请 书 、 合 伙 人 协 议 书 、 董 事 会 决 议 书 ；
债 权 债 务 清 偿 证 明 或 债 务 清 偿 保 证 书 ；
完 税 证 明 ；
企 业 与 雇 工 解 除 劳 动 合 同 文 件 ；
营 业 执 照 ；
企 业 转 让 协 议 书 ；
其 他 有 关 登 记 材 料 。
三 、 日 常 监 督 管 理 材 料 ：
《 私 营 企 业 年 检 报 告 书 》 及 其 他 年 检 材 料 ；
违 法 违 章 记 录 材 料 、 处 理 决 定 及 执 行 情 况 ；
营 业 执 照 或 副 本 遗 失 申 请 补 办 材 料 ；
《 私 营 企 业 停 业 报 告 书 》 ；
《 私 营 企 业 复 业 报 告 书 》 ；
停 业 申 请 书 、 合 伙 人 协 议 书 、 董 事 会 决 议 书 ；
其 他 监 督 管 理 材 料 。
四 、 其 他 材 料 ：
发 明 、 创 造 、 技 术 革 新 成 果 、 专 利 产 品 及 获 省 、 部 级 以 上 名 优 产 品 称 号 的 证 明 副 本 或 复 印 件 ；
各 种 资 质 证 书 、 产 品 合 格 证 的 复 印 件 ；
私 营 企 业 从 业 人 员 中 县 级 以 上 人 大 代 表 、 政 协 委 员 及 参 加 民 主 党 派 、 社 会 团 体 凭 证 的 复 印 件 ；
有 保 存 价 值 的 其 他 材 料 。
第 八 条 私 营 企 业 登 记 和 监 督 管 理 人 员 应 将 在 登 记 管 理 和 监 督 管 理 过 程 中 形 成 的 档 案 材 料 及 时 送 交 档 案 管 理 人 员 。 送 交 时 应 确 保 文 件 齐 全 ， 图 文 字 迹 清 晰 ， 格 式 标 准 统 一 ， 并 办 理 送 交 手 续 。 对 不 符 合 要 求 的 ， 档 案 管 理 人 员 不 予 接 收 。
第 九 条 接 收 的 档 案 材 料 要 地 一 步 整 理 ， 对 破 损 的 材 料 进 行 修 补 或 复 制 ， 复 制 件 放 在 原 件 后 面 。 装 订 部 位 过 窄 或 有 字 迹 的 材 料 ， 要 用 纸 张 加 衬 边 。 纸 面 过 大 的 材 料 ， 应 按 卷 宗 大 小 折 叠 整 齐 。 对 字 迹 难 以 辨 认 材 料 ， 应 当 附 上 抄 件 。 材 料 上 的 金 属 物 要 剔 净 。
第 十 条 档 案 管 理 人 员 应 根 据 档 案 材 料 的 形 成 时 间 或 自 然 顺 序 用 阿 拉 伯 数 字 逐 页 编 码 ， 页 码 位 置 正 面 在 右 上 角 ， 背 面 在 左 上 角 ， 空 白 面 不 编 号 。
声 像 材 料 应 当 用 文 字 标 出 录 摄 的 对 象 、 时 间 、 地 点 。
第 十 一 条 根 据 私 营 企 业 档 案 材 料 编 页 顺 序 ， 分 别 填 写 私 营 企 业 开 业 登 记 材 料 目 录 、 私 营 企 业 其 他 登 记 材 料 目 录 、 私 营 企 业 监 督 管 理 材 料 目 录 和 私 营 企 业 其 他 材 料 目 录 。
第 十 二 条 私 营 企 业 档 案 材 料 应 按 “ 开 业 登 记 材 料 ” 、 “ 其 他 登 记 材 料 ” 、 “ 监 督 管 理 材 料 ” 和 “ 其 他 材 料 ” 进 行 分 类 整 理 ， 分 别 装 订 成 卷 。 并 把 每 类 首 页 加 盖 档 案 戳 。 注 明 案 卷 号 及 目 录 号 ， 装 入 档 案 盒 。 并 按 行 政 区 (16位 )流 水 号 (6位 )编 制 档 案 号 。
归 档 材 料 中 如 有 文 件 、 材 料 说 明 ， 均 应 填 写 在 备 考 表 内 。 同 时 ， 将 立 卷 人 、 检 查 人 的 姓 名 和 归 档 时 间 填 写 清 楚 。
新 形 成 的 档 案 材 料 应 定 期 订 到 卷 内 。
第 十 三 条 填 写 私 营 企 业 档 案 检 索 卡 片 ， 建 立 私 营 企 业 档 案 检 索 系 统 。
第 十 四 条 私 营 企 业 注 销 登 记 后 ， 各 卷 档 案 材 料 按 “ 开 业 登 记 材 料 ” 、 “ 其 他 登 记 材 料 ” 、 “ 监 督 管 理 材 料 ” 和 “ 其 他 材 料 ” 的 顺 序 合 订 为 一 卷 ， 原 各 卷 档 案 目 录 不 动 。
注 销 登 记 后 的 私 营 企 业 档 案 应 单 独 存 放 并 建 立 私 营 企 业 注 销 登 记 档 案 检 索 系 统 。
第 十 五 条 私 营 企 业 档 案 为 永 久 性 保 管 档 案 。
第 十 六 条 私 营 企 业 档 案 应 有 专 人 管 理 并 保 持 管 理 人 员 的 相 对 稳 定 。 档 案 管 理 人 员 应 熟 悉 私 营 经 济 管 理 业 务 和 档 案 管 理 业 务 ， 要 有 高 度 的 责 任 感 。 档 案 管 理 人 员 调 动 工 作 时 ， 应 在 离 职 前 做 好 档 案 的 移 交 工 作 ， 办 理 移 交 手 续 。
第 十 七 条 私 营 企 业 档 案 要 有 专 门 装 具 ， 并 应 有 防 盗 、 防 火 、 防 潮 、 防 鼠 、 防 虫 、 防 光 (紫 外 线 )、 防 尘 等 设 施 。
第 十 八 条 私 营 企 业 声 像 档 案 应 根 据 其 保 管 期 限 定 期 复 制 。
第 十 九 条 私 营 企 业 档 案 管 理 人 员 应 定 期 对 档 案 进 行 检 查 和 清 点 ， 并 作 记 录 。 对 于 破 损 、 虫 蛀 、 鼠 咬 、 变 质 、 字 迹 褪 色 的 档 案 要 及 时 采 取 防 治 措 施 ， 并 进 行 修 补 和 复 制 。 发 现 案 卷 丢 失 的 ， 应 立 即 向 领 导 汇 报 ， 并 积 极 查 找 ， 写 出 处 理 报 告 。
第 二 十 条 积 极 采 用 现 代 化 的 管 理 方 法 ， 逐 步 实 现 私 营 企 业 档 案 的 计 算 机 管 理 以 提 高 档 案 的 管 理 水 平 和 利 用 效 率 。
第 二 十 一 条 利 用 私 营 企 业 档 案 ， 须 持 有 介 绍 信 等 合 法 证 明 ， 经 档 案 管 理 人 员 及 主 管 档 案 的 处 (科 、 股 )长 同 意 后 ， 方 可 利 用 。
复 制 的 私 营 企 业 档 案 材 料 ， 应 由 档 案 管 理 人 员 与 原 件 核 对 后 ， 加 盖 证 明 章 。
第 二 十 二 条 查 阅 私 营 企 业 档 案 应 有 专 门 场 所 ， 并 注 意 监 护 。 私 营 企 业 档 案 利 用 者 不 得 修 改 、 污 损 、 标 注 、 撕 拆 、 抽 调 、 散 失 、 销 毁 和 转 借 档 案 材 料 。
第 二 十 三 条 未 经 档 案 存 放 地 工 商 行 政 管 理 机 关 授 权 和 批 准 ， 任 何 单 位 和 个 人 无 权 公 布 私 营 企 业 档 案 材 料 的 内 容 。
第 二 十 四 条 除 公 、 检 、 法 和 工 商 行 政 管 理 机 关 外 ， 任 何 单 位 或 公 民 利 用 私 营 企 业 档 案 ， 应 支 付 费 用 ， 收 费 标 准 参 照 国 家 档 案 局 和 国 家 物 价 管 理 部 门 制 定 的 标 准 执 行 。
第 二 十 五 条 私 营 企 业 档 案 的 卷 皮 、 卷 盒 、 目 录 页 、 备 考 表 ， 可 参 照 《 中 华 人 民 共 和 国 国 家 标 准 GB9705— 88》 制 定 。
第 二 十 六 条 各 地 工 商 行 政 管 理 机 关 可 根 据 本 规 定 制 定 具 体 的 立 卷 归 档 制 度 、 档 案 保 管 制 度 、 档 案 保 密 制 度 、 档 案 利 用 制 度 和 档 案 管 理 人 员 岗 位 责 任 制 度 。
第 二 十 七 条 本 规 定 自 发 布 之 日 起 执 行 。
一 九 九 三 年 八 月 二 十 三 日